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仓库/采购/PMC人员必须要知道的库存管理4个关键控制点

admin
2024年7月29日 9:33 本文热度 926

1、库存数据

这是第一个,也是最为关键的信息,然而许多人并没有认知到它的重要性。

库存信息至少包括了以下的内容:

1)产品目录

某个SKU是哪个产品家族的,类型是什么。简单地说,就是用在什么地方,或是卖给哪些客户。如果是原材料,我们通过BOM来实现控制,按理说是有清晰的原料与成品对应关系,但是在实际情况中并非总是如此。

有些原材料之间是可以转化的,例如汽车雨刮器上的橡胶条,有些胶条的材料和性能是一样的,唯一的区别是长度。

当某种胶条库存不足时,工厂会把较长的胶条切短,从而保障继续生产。如果这种物料替代没有被记录下来,就会造成库存管理的失控,缺货的问题难以解决。

2)物料状态

状态可以分为:

开发中:样件正在开发,还没有得到工程、质量和采购等部门的批准。

活跃的:样件已经被批准,可以向供应商批量采购。

已被替代:原有的物料已经发生了工程变更,被新的物料替代,不可继续使用。

不活跃的:该物料已经停止生产或销售。

在以上的状态中,除了活跃状态,其他都应该被限制购买。物料的状态信息需要被及时更新,由富有经验的人员进行维护。然而,这项基本的工作可能会被忽视。

3)采购价格

采购价格不是一成不变的,它会随着年度降价或是原材料价格涨跌而调整。采购人员应该在价格变动之后立即更新,否则当供应商开票后,财务就会因为价格不一致而暂停付款,直至问题搞清楚后才能安排打款。这种事后的来回确认会消耗许多时间精力。

4)供应商交货前置时间

这是指从供应商收到订单,直到货物准备好需要的时间。如果运输是由供应商负责的,这部分时间也要考虑在内。前置时间不是固定的,它会随着外部和内部环境变化而调整。

在疫情流行期间,许多工厂受到人员不足或物流中断的影响,导致了更长的交货期。在春节假期前后,很多外地工人要返乡过年,每年这段时间工厂生产都会受到波及,交货会有延迟。

5)最小起订量

也就是所谓的MOQ,在开发产品的阶段,供应商会提出一个最小起订量的要求,这是为了保障生产效率。此时供应商提出的MOQ可能只是一个预估的值,在经过了一段时间的交付后,我们就要重新审核MOQ。

如果最小批量超过了半年的用量,我们就要和供应商协商降低MOQ数量,如果对方同意更改,那就可以减少相关SKU的采购数量,从而控制住库存。

6)SKU的预测需求量

如果是供应了一段时期的SKU,就能获取到过去的平均需求量,这是“向后看”。我们可以使用每周消耗量这个指标,当然也可以使用每日或是每月用量,这根据企业自身的情况而定。

相比之下,每周比每日用量更加具有稳定性,又比每月用量灵活,因此,以周为时间单位比较合理。除了看过去的实际消耗量,我们也要使用需求预测,这是“向前看”,预测未来12个月的客户需求。

为了更好地把握需求,可以结合过去和未来的数量,使用简单平均、移动加权或是指数平滑等模型进行模拟。

7)可用库存的覆盖

库存到底能使用多久?这需要计算库存的覆盖时间。我们要把全部库存数量,包括在仓库、外部租用仓库,和运输在途的数量全部汇总,然后减去需求预测数量,就能算出库存的可用天数。由于需求是一直在波动的,所以我们要定期更新信息,掌握及时的库存覆盖数据。

8)产品生命周期结束日期

新品问世,就会有老产品被淘汰。市场部会提供生命周期结束的物料,我们需要及时更新物料状态,以免造成呆滞库存。

以上几点是高效库存管理的基础。我发现许多公司都忽视了其中的某些环节,强烈建议大家多花点时间检查,并定期更新信息。

2、库存总持有成本

我们总是希望获得价廉物美的商品,而现实中的情况更多是“一分价钱一分货”。如果只关注于价格,就会被短期利益蒙住了眼睛,忽略了其他重要的因素,包括以下的方面。

1)交货前置时间

较短的交货时间可以快速应对客户的需求波动。如果我有两家供应商,价格相差无几,但是交货期不同,我一般会选择前置时间更短的那家。这样我可以等一阵子再下单购买,不用急着采购。如果在这段时间里,需求数量减少了,我就可以避免过量采购。较少的存货数量也能减轻库存管理的压力。

2)供应商的可靠性

有时候我们会在现货市场上询价,例如运输采购,这是一个公开的市场,许多物流公司都声称他们有丰富的运输资源,优质的服务和贴心的价格。

但在实际操作中会发生一些意外的情况,比如某些物流公司在赢得一次业务的报价后,在准备执行运输任务时,会突然告知当时的报价做错了,实际费用会更高,想要让客户批准新的价格。

这种行为是很不专业的,必将招致客户的反感,即使同意了这次,下一次也不会使用这家运输商了。除了价格,交货时间的可靠性也很重要,这更多地体现在原材料供应商身上。已经承诺的交货期一推再推,这会消磨客户对供应商的信心。

3)产品质量

不合格的产品会造成额外的管理成本。在库存管理方面,不合格品不能用于生产或销售,在处理意见未确认之前,物料只能放置在隔离区里。

在此期间,供应商暂停交付问题产品,工厂也不能进行生产装配,这些相关的损失往往是被忽视的,因为它们很难被准确地量化,却又是客观存在的。

3、手工管理采购订单

由于害怕缺货,许多公司仍在使用手工下采购订单的模式。由于人具有自我保护的心理机制,害怕由于缺料而受到指责,往往会过量地下采购订单,这种现象很常见。

还有一种情况会导致过量采购,当计划员的工作量超负荷时,他没有足够的时间进行分析,于是就一股脑地把订单都释放出去,以此来缓解缺货的风险和过重的劳动量。

完全依赖于手工管理订单是不可行的。企业必须使用系统来管理库存和采购订单,让ERP自动计算需要采购的品种和数量,然而进行人工核对,确保物料的参数都设置正确。

人脑并不擅长于重复性地计算工作,应该把这些事情交给电脑完成,然后由计划员进行复核,或是对于特殊情况进行手工处理。

4、让采购计划员坐在库存旁边

这不是真的让计划员在库存旁边办公,而是让他们尽可能地靠近仓库,离他们负责的物料越近越好。

库存对计划员来说只是一些编号和数字,如果没有多年的经验,他们很难对自己采购的物品有深刻的了解,也就难以感受到过量或短缺库存的影响。

只有让计划员接近实物的库存,他们才能每天看到自己负责的物料,发现货架是空空如也,还是堆积如山。

我曾经管理过物料采购的团队,起初计划员都是和其他部门的同事在开放式办公室。这种模式的优点是便于沟通,特别是和市场、质量、财务等部门很近,方便大家交流业务。

但缺点是离仓库太远,每次去库房都要穿越硕大的厂区,所以有些人平时很少去现场查看物料的情况。不常去仓库就会与现实脱节,计划员们意识不到过量库存的问题,特别是那些用量较少的Slow moving物料,它们是很容易被忽略的盲区。

所以有条件的话,我们应在仓库旁边建一个办公室,让负责库存的人坐在那里,让他们每天都能看到自己经手的物料,对库存数量的变动有更加直观的感受。


该文章在 2024/7/30 10:13:47 编辑过
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